Jumat, 14 Oktober 2011

Sifat Sistem Pengendalian manajemen

Share it Please
Konsep-konsep Dasar

Pengendalian
Elemen-elemen Sistem Pengendalian
  1. Pelacak (detector) atau sensor _ suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
  2. Penilai (assesor) _ suatu perangkat yang menentukan signifikasi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau  ekspektasi dari apa yang harusnya terjadi.
  3. Effector _ suatu perangkat ( sering disebut dengan "umpan balik") yang mengubah prilaku jika assesor mengindikasikan kebutuhan umtuk melakukan hal tersebut.
  4. Jaringan komunikasi _ perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assesor dan antara assesor dan effector.
Manajemen
Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi dipimpin oleh satu hierarki manajemen, dengan chieft executive officer (CIO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section), dan subunit lainnya berada di bawah CEO dalam bagian organisasi. seluruh manajer selain CEO merupakan atasan dan bawahan sekaligus; mereka mengawasi kinerja dari orang-orang yang ada didalam unitnya, dan mereka diawasi oleh manajer kepada siapa mereka melapor. Proses pengendalian manajemen adalah proses dimana manajer di seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.

Sistem
Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas. Jika seluruh sistem menjamin tindakan tepat untuk semua situasi, maka manajer manusia mungkin tidak diperlukan lagi.


Batas-batas Pengendalian Manajemen
 
Terdapat tiga aktivitas dalam suatu organisasi. Aktivitas yang pertama yaitu formulasi strategi (planning) dengan bentuk yang tidak sistematis, memfokuskan pada kegiatan jangka panjang, dan menggunakan perkiraan kasar akan masa depan, sifat akhir produknya yaitutujuan, strategi, dan kebijakan. Aktivitas selanjutnya yaitu pengendalian tugas (task control) dengan bentuk yang paling sistematis, memfokuskan pada jangka pendek, menggunakan data akurat saat ini, sifat akhir produknya yaitu kinerja yang efisien dan efektif dari tugas-tugas individual. Lalu aktivitas pengendalian manajemen (management control) terletak diantaranya, sifat akhir produk yaitu penerapan strategi. Masing-masing kegiatan meliputi perencanaan dan pengendalian, tetapi dengan penekanan berbeda pada tiap-tiap kegiatan. Proses perencanaan dalam formulasi strategi merupakan hal yang lebih penting, proses pengendalian merupakan hal yang lebih penting dalam pengendalian tugas, dan dalam pengendalian manajemen perencanaan dan pengendalian merupakan hal yang sama pentingnya.

Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi.
Beberapa aspek dari proses pengendalian manajemen
Kegiatan Pengendalian Manajemen:
·         Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.
·         Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi.
·         Mengkomunikasikan informasi.
·         Mengevaluasi informasi.
·         Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.
·         Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

Jika seorang manajer menemukan pendekatan yang lebih baik_yang lebih mungkin dibandingkan dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya untuk mencapai tujuan organisasi_sistem pengendalian manajemen seharusnya tidak merintangi penerapannya. Dengan kata lain, mematuhi anggaran tidak selalu baik dan penyimpangan dari anggaran tidak selalu buruk.

Keselarasan Tujuan
Meskipun sistematis, namun pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis. Para manajer memiliki tujuan pribadi dan juga tujuan organisasi. Masalah pengendalian utama adalah bagaimana mempengaruhi mereka untuk bertindak demi mencapai tujuan pribadi mereka dengan cara sedemikian rupa sehingga juga sekaligus membantu pencapaian tujuan organisasi. Tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. System pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioprasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi.

Perangkat Penerapan Strategi
Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Setrategi ini diimplementasikan melalui pengendalian manajemen, struktur organisasi, manajemen SDM, dan kebudayaan.

Tekanan Financial dan Nonfinancial
System pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja financial dan nonfinancial. Dimensi financial memfokuskan pada “hasil” moneter_laba bersih pengembalian atas modal dan seterusnya. Tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinancial_mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu dan semangat kerja karyawan.

Bantuan dalam Mengembangkan Strategi Baru
Dalam industry yang berbeda dalam lingkungan yang cepat berubah, informasi pengendalian manajemen terutama yang bersifat nonfinancial, juga dapat menyediakan dasar bagi pertimbangan strategi baru. Pengendalian interaktif mengundang perhatian manajemen pada pengembangan_baik negative (misalnya kehilangan pangsa pasar dan keluhan pelanggan) maupun positif _yang menunjukkan perlu adanya inisiatif strategis yang baru. Pengendalian interaktif merupakan bagian yang tak terpisahkan dari pengendalian manajemen.

Perumusan Strategi
Istilah tujuan digunakan untuk menggambarkan tujuan keseluruhan dari suatu organisasi dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah-langkah khusus guna mencapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan. Dalam proses formulasi strategi, tujuan organisasi biasanya dianggap tetap, meskipun sekali waktu pemikiran strategis dapat memfokuskan pada tujuan itu sendiri. Strategi merupakan perencanaan yang besar dan penting. Strategi menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior. Kebutuhan untuk memformulasikan strategi biasanya muncul sebagai respons terhadap ancaman yang diterima atau kesempatan. Strategi untuk menghadapi ancaman atau kesempatan dapat timbul dari mana saja dan kapan pun dalam sebuah organisasi. Tanggung jawab lengkap dalam formulasi strategi seharusnya tidak pernah dibebankan kepada seseorang atau satu unit organisasi saja. 

Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen
Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru, sementara pengendalian manajemen adalah proses implementasi strategi tersebut. Dari sudut pandang desain sistem perbedaan yang paling penting dari keduanya adalah bahwa formulasi strategi pada dasarnya tidaklah sistematis. Ancaman, kesempatan dan gagasan baru tidak dapat terjadi pada jangka waktu yang tetap; dengan demikian keputusan strategis mungkin dapat dibuat kapanpun.
Lebih lanjut lagi, analisis atas usulan strategi bervariasi dengan sifat strategi tersebut. Analisis strategi melibatkan penilaian dan angka digunakan dalam proses biasanya merupakan estimasi kasar. Sebaliknya, Proses pengendalian manajemen melibatkan serangkaian langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksi sesuai dengan jadwal tetap dan dengan estimasi yang dapat diandalkan.
Analisis usulan strategi biasanya secara relatif melibatkan sedikit orang. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen melibatkan manajer dan stafnya disemua tingkatan organisasi.

Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi_hal tersebut melibatkan kinerja dari tugas individu sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen. Pengendalian tugas selalu terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan  ini diikuti, suatu fungsi yang dalam beberapa kasus bahkan tidak membutuhkan kehadiran manusia. Perangkat mesin yang dikendaliakan secara numerik, komputer pengendali proses dan robot merupakan perangkat pengendali tugas yang bersifat mekanis. Fungsi  alat-alat tersebut melibatkan manusia hanya saja jika hal itu terbukti lebih murah atau lebih dapat diandalkan.
Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah yaitu keputusan optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi diluar kendali kembali kondisi yang diinginkan dapat diprediksikan dalam batasan yang dapat diterima. Pengendalian tugas adalah fokus dari banyak ilmu manajemen dan teknik riset oprasi.
Sebagian informasi dalam sebuah organisasi merupakan informasi pengendalian tugas. Banyak kegiatan sentral organisasi merupakan sistem pengendalian tugas. Beberapa diantaranya meskipun bersifat mekanis dapat menjadi sangat rumit.

Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen
Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah bahwa banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalain manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu. Secara definisi, pengendalian manajemen melibatkan prilaku para manajer dan hal ini tidak dapat dinyatakan dalam persamaan-persamaan, dalam pengendalian tugas manusia tidak terlibat sama sekali atau interaksinya antara manajer dengan non manajer. Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional, sementara dalam pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifi dilakukan oleh unit-unit organisasional. Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus dilakuakan dalam kendala strategis secara umum sedangkan pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya.

Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen
Manfaat internet:
  • akses mudah dan cepat
  • komunikasi multi target
  • komunikasi berbiaya rendah
  • kemampuan menampilkan citra tertentu
  • pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu
Dengan manfaat ini internet secara dramatis telah mengubah aturan permainan dalam bisnis kesektor konsumen individual. Internet juga telah mengubah pandangan komersial (business to business commerce).
pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. sistem pengendalian manajemen meliputi informasi, dan organisasi memerlukan sebuah infrastruktur untuk memproses informasi tersebut. internet menyediakan infrastrutur tersebut, sehingga membuat pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan lebih cepat, dengan kesalahan yang lebih sedikit. Para manajer juga menggunakan informasi ini untuk mengubah laporan secara pribadi.
Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efisien dan efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. hal ini disebabkan karena penerapan strategi melalui pengendalian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses sosial, sehingga tidak dapat diotomatisasikan secara penuh. ketersediaan akses data secara elektronis ke data base hanya memberikan kontribusi kecil pada penilaian (judgement) yang diperlukan untuk mendisain dan mengoprasikan suatu sistem pengendalian yang optimal. penilaian tersebut meliputi:
  1. memahami nilai relatif dari pentingnya keanekaragaman, dan terkadang bersaing dalam tujuan yang mendorong individu untuk bertindak
  2. penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi
  3. pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan departemen-departemen yang akan dinilai
  4. mengomunikasikan strategi dan tujuan kerja yang spesifik untuk keseluruhan organisasi
  5. menjelaskan variabel kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi individual terhadap tujuan organisasi
  6. mengevaluasi kinerja aktual relatif terhadap ukuran standar dan pembuatan kesimpulan tentang kinerja manajer
  7. menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif
  8. mendesain struktur penghargaan yang tepat
  9. mempengaruhi individu untuk mengubah prilaku mereka
secara ringkas, meskipun internet telah sangat meningkatkan pemrosesan informasi, namun elemen fundamental dari pengendalian manajemen_informasi apa yang dikumpulkan dan bagaimana menggunakannya_pada dasarnya melibatkan prilaku dan oleh karenanya tidak dapat digantikan dengan pendekatan formula semata.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Followers

Calendar