Keselarasan Tujuan
Tujuan
utama dari sistem manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat
“keselarasan tujuan“ yang tinggi. Seorang manajer senior tentu saja
menginginkan agar organisasi meraih tujuannya namun masing-masing anggota
organisasi memiliki tujuan pribadinya masing-masing, dan semua ini tidak selalu
selaras dengan tujuan organisasi.
Faktor-faktor Informal yang
Mempengaruhi Keselarasan Tujuan
Hal
yang perlu diperhatikan oleh para perancang sistem pengendalian formal adalah
aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan
budaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara
efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal.
- Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor
eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan di dalam
masyarakat, dimana organisasi menjadi bagiannya.
Norma-norma ini
mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga disebut sebagai etos kerja,
yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan,
semangat, dan juga kebanggaan yang dimiliki pegawai dalam menjalankan tugas.
- Faktor-faktor Internal
Budaya
Ini merupakan
faktor internal yang terpenting yang meliputi keyakinan, nilai-nilai hidup yang
dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implisit diterima
dan secara eksplisit dimanifestasikan diseluruh jajaran organisasi. Jika
organisasi memiliki sebuah serikat pekerja, maka aturan-aturan dan norma-norma
yang diterapkan oleh serikat pekerja juga berpengaruh besar pada budaya
organisasi perusahaan.
Gaya Manajemen
Gaya manajemen memiliki dampak yang paling
kuat pada pengendalian manajemen. Biasanya sikap-sikap bawahan mencerminkan apa
yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada
akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO.
Para manajemen memiliki kualitas dan gaya yang beragam. Beberapa diantaranya
memiliki kharisma dan ramah; sementara yang lain ada yang bergaya agak santai. Ada manajer yang banyak
melewatikan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang
manajemen dengan cara berjalan berkeliling; sementara ada juga manajer yang
menyibukkan dirinya menulis laporan.
Organisasi Informal
Garis-garis
dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal yaitu : pemegang otoritas
resmi dan tanggung jawab, dari setiap manager.
Persepsi dan Komunikasi
Dalam meraih
upaya tujuan-tujuan organisasi, para manager operasi harus mengetahui tujuan
dan tindakan-tindakan yang harus diambil. Mereka menyerap informasi dari
berbagai jalur, baik itu jalur formal, ataupun jalur informal.
Sebuah
organisasi adalah sebuah entitas yang kompleks, dan tindakan-tindakan yang
diambil oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan bersama
tersebut tidak bisa dinyatakan secara jelas, bahkan dalam situasi yang terbaik
sekalipun.
Lebih lanjut
lagi pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan
satu sama lain, atau bahkan memiliki interpretasi yang sangat beragam.
Sistem Pengendalian Formal
Aturan-aturan
Aturan-aturan
ini beragam sifatnya, mulai dari yang sangat remeh hingga aturan yang sangat
penting. Tidak seperti arahan-arahan yang bersifat implisit dalam jumlah anggaran,
yang bisa jadi berubah dari bulan ke bulan, hampir semua aturan biasanya
bersifat jangka panjang; yaitu : aturan-aturan itu akan selalu ada samapai
aturan-aturan itu dimodifikasi, yang jarang terjadi.
Beberapa aturan
adalah pedoman kerja; yaitu, para anggota organisasi diizinkan, dan bahkan
diharapkan, untuk menyimpang dari pedoman tersebut, baik dalam situasi-situasi
khusus atau ketika mereka menilai bahwa penyimpangan tersebut akan berakibat
baik bagi organisasi.
Sejumlah aturan
bernilai positif. Aturan-aturan lain adalah larangan terhadap tindakan-tindakan
yang tidak etis, illegal, atau tindakan-tindakan lain yang tidak diinginkan.
Beberapa jenis
aturan :
Pengendalian Fisik
Penjaga
keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, password komputer,
televisi pengawas, dan pengendalian fisik lainnya mungkin merupakan bagian dari
struktur pengendalian.
Manual
Manual dalam
organisasi birokratis jauh lebih rinci bila dibandingkan dengan aturan di
organisasi lain .
Dibawah tekanan
aktivitas sehari-hari, kebutuhan sering kali dilupakan; manual bisa saja
mengandung aturan-aturan untuk situasi-situasi yang tidak lagi ada maupun
praktik-praktik yang sudah usang. Dengan membiarkan aturan-aturan tetap
dicantumkan dalam manual akan mengurangi validitas manual tersebut secara
keseluruhan.
Pengamanan Sistem
Berbagai
penagamanan dipasang kedalam sistem pemrosesan informasi, agar menjamin
informasi yang mengalir sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah
kecurangan. Hal ini meliputi pemeriksaan silang secara terinci, pembubuhan
tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi telah dijalankan,
melakukan pemilihan, menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah
dibawa sesering mungkin, serta sejumlah prosedur lain yang akan diuraikan dalam
buku teks mengenai auditing. Hal tersebut mencakup pengecekan yang dilakukan
auditor internal dan eksternal.
Sistem Pengendalian Tugas
Kebanyakan dari
tugas-tugas itu dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas
dijalankan dengan menggunakan mesin ototmatis, maka sistem otomatis itu sendiri
akan menyediakan pengendalian.
Jenis-jenis Organisasi
Organisasi
dapat dikelompokkan dalam tiga kategori umum :
- Struktur Fungsional
Didalamnya
setiap manager bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi
seperti produksi atau pemasaran.
- Struktur Unit Bisnis
Didalamnya para
unit manager bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing
unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semi-independen dari
perusahaan.
- Struktur Matriks
Didalamnya
unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.
Organisasi-organisasi Fungsional
Ada sejumlah kelemahan
pada struktur fungsional :
Pertama, dalam sebuah
organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas
manager fungsional secara terpisah, karena tiap-tiap fungsi tersebut sama-sama
memberikan kontribusi pada hasil akhir.
Kedua, jika organisasi
terdiri dari beberapa manager yang bekerja dalam satu fungsi yang melapor ke
beberapa manager pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka
perselisihan antarpara manager dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat
diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan
organisasi yang lebih rendah.
Ketiga, struktur
fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk
dan pasar yang beragam.
Akhirnya,
organisasi fungsional cenderung menciptakan “sekat-sekat” bagi tiap fungsi yang
dimilikinya sedemikian rupa sehingga menghambat kemungkinan diadakannya
koordinasi lintas fungsi dibidang pengembangan produk baru.
Unit-unit Bisnis
Suatu
unit bisnis, yang disebut juga sebagai devisi, bertanggung jawab atas seluruh
fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis
bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari
berbagai fungsi yang terpisah.
Keuntungan
dari bentuk perusahaan unit bisnis adalah bahwa struktur ini bisa berfungsi
sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum. Keuntungan lainnya adalah
bahwa karena unit bisnis lebih dekat dengan pasar dari produk-produknya
dibandingkan dengan kantor pusat, maka para manager unit bisnis dapat membuat
keputusan-keputusan produksi dan pemasaran yang lebih baik dibandingkan dengan
cara yang diputuskan oleh kantor pusat. Selain itu, unit bisnis ini pun dapat
memberikan reaksi yang cepat terhadap ancaman-ancaman atau peluang baru.
Kerugian
dari unit bisnis adalah adanya kemungkinan bahwa masing-masing staf unit bisnis
menduplikasi sejumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional, dikerjakan
dikantor pusat. Kerugian lainnya adalah bahwa perselisihan yang terjadi
diantara spesialis fungsional dalam organisasi perusahaan fungsional digantikan
dengan perselisihan diantara unit-unit bisnis dalam organisasi unit bisnis. Sehingga
dapat mendorong terjadinya pelanggaran oleh suatu unit bisnis terhadap piagam
unit bisnis yang lain. Dan bisa juga terjadi konflik antara pegawai unit bisnis
dengan para staf di kantor pusat.
Implikasi terhadap Rancangan Sistem
Karena dalam
unit bisnis ada tanggung jawab yang jelas atas perolehan laba, maka para
perancang sistem pengendalian manajemen sering merekomendasikan organisasi unit
bisnis tanpa mempertimbangkan hal-hal lain yang terkait. Ini merupakan
kekeliruan. Seorang perancang sistem harus mencocokkan sistem ke dalam
organisasi dan bukan sebaliknya.
Fungsi Kontroler
Kontroler biasanya menjalankan
fungsi-fungsi sebagai berikut :
- Merancang dan mengoperasikan informasi serta system pengendalian.
- Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
- Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk para manager, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.
- Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
- Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar