Selasa, 08 November 2011

PERILAKU DALAM ORGANISASI

Share it Please

Keselarasan Tujuan
            Tujuan utama dari sistem manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat “keselarasan tujuan“ yang tinggi. Seorang manajer senior tentu saja menginginkan agar organisasi meraih tujuannya namun masing-masing anggota organisasi memiliki tujuan pribadinya masing-masing, dan semua ini tidak selalu selaras dengan tujuan organisasi.


Faktor-faktor Informal yang Mempengaruhi Keselarasan Tujuan
            Hal yang perlu diperhatikan oleh para perancang sistem pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal.

  • Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan di dalam masyarakat, dimana organisasi menjadi bagiannya.
Norma-norma ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga disebut sebagai etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan juga kebanggaan yang dimiliki pegawai dalam menjalankan tugas.

  • Faktor-faktor Internal

Budaya
Ini merupakan faktor internal yang terpenting yang meliputi keyakinan, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implisit diterima dan secara eksplisit dimanifestasikan diseluruh jajaran organisasi. Jika organisasi memiliki sebuah serikat pekerja, maka aturan-aturan dan norma-norma yang diterapkan oleh serikat pekerja juga berpengaruh besar pada budaya organisasi perusahaan.

Gaya Manajemen
Gaya manajemen memiliki dampak yang paling kuat pada pengendalian manajemen. Biasanya sikap-sikap bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO.
Para manajemen memiliki kualitas dan gaya yang beragam. Beberapa diantaranya memiliki kharisma dan ramah; sementara yang lain ada yang bergaya agak santai. Ada manajer yang banyak melewatikan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang manajemen dengan cara berjalan berkeliling; sementara ada juga manajer yang menyibukkan dirinya menulis laporan.


Organisasi Informal
Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal yaitu : pemegang otoritas resmi dan tanggung jawab, dari setiap manager.

Persepsi dan Komunikasi
Dalam meraih upaya tujuan-tujuan organisasi, para manager operasi harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil. Mereka menyerap informasi dari berbagai jalur, baik itu jalur formal, ataupun jalur informal.
Sebuah organisasi adalah sebuah entitas yang kompleks, dan tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan bersama tersebut tidak bisa dinyatakan secara jelas, bahkan dalam situasi yang terbaik sekalipun.
Lebih lanjut lagi pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan satu sama lain, atau bahkan memiliki interpretasi yang sangat beragam.

Sistem Pengendalian Formal

Aturan-aturan
Aturan-aturan ini beragam sifatnya, mulai dari yang sangat remeh hingga aturan yang sangat penting. Tidak seperti arahan-arahan yang bersifat implisit dalam jumlah anggaran, yang bisa jadi berubah dari bulan ke bulan, hampir semua aturan biasanya bersifat jangka panjang; yaitu : aturan-aturan itu akan selalu ada samapai aturan-aturan itu dimodifikasi, yang jarang terjadi.
Beberapa aturan adalah pedoman kerja; yaitu, para anggota organisasi diizinkan, dan bahkan diharapkan, untuk menyimpang dari pedoman tersebut, baik dalam situasi-situasi khusus atau ketika mereka menilai bahwa penyimpangan tersebut akan berakibat baik bagi organisasi.
Sejumlah aturan bernilai positif. Aturan-aturan lain adalah larangan terhadap tindakan-tindakan yang tidak etis, illegal, atau tindakan-tindakan lain yang tidak diinginkan.
Beberapa jenis aturan :
Pengendalian Fisik
Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, password komputer, televisi pengawas, dan pengendalian fisik lainnya mungkin merupakan bagian dari struktur pengendalian.

Manual
Manual dalam organisasi birokratis jauh lebih rinci bila dibandingkan dengan aturan di organisasi lain .
Dibawah tekanan aktivitas sehari-hari, kebutuhan sering kali dilupakan; manual bisa saja mengandung aturan-aturan untuk situasi-situasi yang tidak lagi ada maupun praktik-praktik yang sudah usang. Dengan membiarkan aturan-aturan tetap dicantumkan dalam manual akan mengurangi validitas manual tersebut secara keseluruhan.
Pengamanan Sistem
Berbagai penagamanan dipasang kedalam sistem pemrosesan informasi, agar menjamin informasi yang mengalir sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah kecurangan. Hal ini meliputi pemeriksaan silang secara terinci, pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi telah dijalankan, melakukan pemilihan, menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah dibawa sesering mungkin, serta sejumlah prosedur lain yang akan diuraikan dalam buku teks mengenai auditing. Hal tersebut mencakup pengecekan yang dilakukan auditor internal dan eksternal.

Sistem Pengendalian Tugas
Kebanyakan dari tugas-tugas itu dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas dijalankan dengan menggunakan mesin ototmatis, maka sistem otomatis itu sendiri akan menyediakan pengendalian.

Jenis-jenis Organisasi
            Organisasi dapat dikelompokkan dalam tiga kategori umum :
  • Struktur Fungsional
Didalamnya setiap manager bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.
  • Struktur Unit Bisnis
Didalamnya para unit manager bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semi-independen dari perusahaan.
  • Struktur Matriks
Didalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.

Organisasi-organisasi Fungsional
            Ada sejumlah kelemahan pada struktur fungsional :
Pertama, dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manager fungsional secara terpisah, karena tiap-tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir.
Kedua, jika organisasi terdiri dari beberapa manager yang bekerja dalam satu fungsi yang melapor ke beberapa manager pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan antarpara manager dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah.
Ketiga, struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam.
Akhirnya, organisasi fungsional cenderung menciptakan “sekat-sekat” bagi tiap fungsi yang dimilikinya sedemikian rupa sehingga menghambat kemungkinan diadakannya koordinasi lintas fungsi dibidang pengembangan produk baru.



Unit-unit Bisnis
            Suatu unit bisnis, yang disebut juga sebagai devisi, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah.
            Keuntungan dari bentuk perusahaan unit bisnis adalah bahwa struktur ini bisa berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum. Keuntungan lainnya adalah bahwa karena unit bisnis lebih dekat dengan pasar dari produk-produknya dibandingkan dengan kantor pusat, maka para manager unit bisnis dapat membuat keputusan-keputusan produksi dan pemasaran yang lebih baik dibandingkan dengan cara yang diputuskan oleh kantor pusat. Selain itu, unit bisnis ini pun dapat memberikan reaksi yang cepat terhadap ancaman-ancaman atau peluang baru.
            Kerugian dari unit bisnis adalah adanya kemungkinan bahwa masing-masing staf unit bisnis menduplikasi sejumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional, dikerjakan dikantor pusat. Kerugian lainnya adalah bahwa perselisihan yang terjadi diantara spesialis fungsional dalam organisasi perusahaan fungsional digantikan dengan perselisihan diantara unit-unit bisnis dalam organisasi unit bisnis. Sehingga dapat mendorong terjadinya pelanggaran oleh suatu unit bisnis terhadap piagam unit bisnis yang lain. Dan bisa juga terjadi konflik antara pegawai unit bisnis dengan para staf di kantor pusat.

Implikasi terhadap Rancangan Sistem
Karena dalam unit bisnis ada tanggung jawab yang jelas atas perolehan laba, maka para perancang sistem pengendalian manajemen sering merekomendasikan organisasi unit bisnis tanpa mempertimbangkan hal-hal lain yang terkait. Ini merupakan kekeliruan. Seorang perancang sistem harus mencocokkan sistem ke dalam organisasi dan bukan sebaliknya.

Fungsi Kontroler
Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut :
  • Merancang dan mengoperasikan informasi serta system pengendalian.
  • Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
  • Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk para manager, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.
  • Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
  • Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Followers

Calendar