Introduction to ERP-Global Bike Inc.

By: Unknown on 17.44

Share it Please

Tweet

penulis: Riana Puji Ningsih

Sales and Distribution

Dalam sales and distribution terjadi proses penjualan barang oleh perusahaan GBI kepada customer yaitu Bike Zone dijalan 2144 N Orange Ave, Orlando, US, kode posnya 32804. Sales and distribution diawali dengan proses yang disebut pre-sales activity dimana dalam aktivitas ini GBI akan melakukan aktivitas berupa pembuatan master data customer (misalnya membuat data customer, membuat contact person for customer), lalu melakukan inquiry (pengenalan dan penawaran produknya kepada customer) yang akan berlanjut pada quotation (pencapaian kesepakatan antara GBI dan customer yang meliputi negosiasi harga, berapa banyak kuantitas yang dibeli, dan juga diskon). Setelah semua ketentuan di tahap pre-sales terpenuhi maka order penjualan dibuat berdasarkan pada quotation yang telah dibuat oleh GBI (tahap ini disebut sales order entry). Lalu tahapan selanjutnya adalah check availability yaitu proses pengecekan stock barang yang tersedia apakah masih cukup untuk memenuhi permintaan customer atau tidak? Jika tidak maka perusahaan akan membuat barang terlebih dahulu, jika sudah cukup maka akan dilakukan tahap pick material atau pengambilan barang di gudang yang dilanjutkan dengan pengemasan barang atau disebut pack material lalu barang dikirim ke customer ( tahap post good issue) dan berlanjut dengan pembuatan tagihan/billing ke konsumen atas barang yang telah dikirim (disebut invoice customer), akhirnya GBI akan menerima pembayaran dari customer sesuai invoice/billing yang dibuat ( tahap receipt of customer payment).

	EXERCISE	CASE STUDY
Customer	Philly Bike (US) NeckaRad (GERMANY)	The Bike Zone
Product	Deluxe Touring Bike (Black)	Deluxe Touring Bike (Black) Professional Touring Bike (Black)

Materials Management

Proses MM diawali dengan purchase requitition, yaitu pendataan bahan-bahan yang akan dibeli untuk proses produksi, mencari vendor untuk mendapatkan barang yang akan dibeli dan membuat master data vendor, lalu mengajukan quotation kepada vendor tersebut (dalam kasus ini Mid-West Supply, Dallas, dan Spy Gear), setelah menerima quotation dari vendor maka quotation itu dianalisis untuk menentukan vendor mana yang akan dipilih. Vendor selection/pemilihan vendor dilakukan dengan melihat harga yang termurah, kualitasnya, dan juga pengirimannya. Lalu jika salah satu dari 3 vendor terpilih yaitu Mid-West Supply, bagian pengadaan akan melakukan pembelian dengan membuat purchase order sebanyak 200 item Chain Lock kepada vendor. Vendor akan mengirim kn barang yang kita pesan dengan 2 kali tahap pengiriman yang masing-masing pengiriman 100 item Chain Lock. Setelah semua barang diterima, bagian pengadaan akan menerima invoice receipt dari vendor. Setelah itu perusahaan akan membuat pembayaran kepada vendor yaitu berupa jurnal account payable, karena perusahaan membeli barang secara kredit.

	EXERCISE	CASE STUDY
Vendor	Olympic Protective Gear	Mid West Supply
Product	Road Helmet Off Road Helmet	Chain Lock

Production Planing and Execution

Dalam PP ini diadakan perencanaan produksi barang, dimana PP ini dibagi dengan 3 unit overviews yaitu PP struktur organisasi, master data, dan process. Di PP struktur organisasi itu ditentukan clientnya siapa, company codenya dimana, plantnya dimana, lokasai penyimpanan barang yang sudah dibuat itu juga dimana ( storage location), dan lokasi produksinya dimana. Sedangkan dalam PP master data itu perusahaan membuat material master record dengan mengubah data material sesuai organisasi strukturnya yaitu plant di Dallas dan storage location Finished Goods. Lalu membuat bill of material yang mencakup semua daftar barang yang dibutuhkan untuk memproduksi produk (sepeda), biil of material bisa dilakukan secara satu-satu (single-level) atau sekaligus ( multi-level). Setelah membuat bill bagian produksi akan membuat aturan jalannya produksi dengan membagi beberapa bagian kegiatan sesuai dengan schedulesnya. Dan setelah itu mengecek work centernya ( menentukan kapasitas pegawai, mesin, keluaran, dan biayanya), setelah semua PP master data terpenuhi maka akan berlanjut ke PP process yaitu diawali dengan membuat ramalan produksi agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan stok produk. Jika peramalan telah dibuat bagian produksi lalu akan melakukan proses produksi sesuai ramalan tersebut dengan mengubah routing agar tidak menyimpang dari ketentuan yang dibuat, tetapi sebelum melakukan produksi akan dibuat sales and operations plan untuk mengkonsolidasi data ramalan yang akan datang dan setelah sekiranya dianggap pantas SOP akan dikirim ke demand management untuk dianalisis apakah produk akan dibuat untuk stok barang atau dibuat untuk order. Setelah semua ditentukan maka mulailah proses produksi. Setelah produk selesai dibuat maka akan diterima barang yang berupa persediaan barang jadi, lalu akan di konfirmasi bahwa barang sudah sesuai dengan order produksinya dan akan dikonfirmasikan pula total dari biaya produksinya.

Financial Accounting (FI)

Di FI ini dilakukan pencatatan atas transaksi yang terjadi mulai dari proses SD sampai PP, seperti membuat general ledger, dan membuat catatan atas dana yang diterima dari bank, dll.